En el ámbito empresarial actual, cada vez más complejo, abordar las regulaciones y normativas puede ser una tarea desafiante para cualquier organización, independientemente de su tamaño o sector. Las regulaciones fiscales, laborales, medioambientales, de protección de datos y muchas otras imponen obligaciones a las empresas que, de no cumplirse, pueden resultar en sanciones financieras, daños a la reputación e incluso consecuencias legales graves. Es por eso que el concepto de cumplimiento normativo, o «compliance» en inglés, se ha convertido en un aspecto crítico para cualquier empresa que busque operar de manera ética, responsable y legal.
¿Qué es el compliance y qué normas que deben cumplir las empresas?
En esencia, el compliance o cumplimiento normativo consiste en el conjunto de prácticas que las compañías deben llevar a cabo para cumplir con todas las leyes, regulaciones y normas que aplican a su sector. Pero también incluye el respeto a los compromisos y estándares a los que voluntariamente se han adherido. Este enfoque proactivo no solo implica cumplir con las regulaciones existentes, sino también anticipar y mitigar los riesgos de incumplimiento, corregir cualquier violación que ocurra y fomentar una cultura ética dentro de la organización.
Un ejemplo destacado de este enfoque es el caso de Microsoft, que, al detectar y corregir incumplimientos mediante auditorías internas, logró reducir significativamente las sanciones que enfrentaba por violaciones a las regulaciones de exportación.
En este sentido, existen dos tipos principales de normas que las empresas deben cumplir: las impuestas por las autoridades públicas y las voluntarias o autoimpuestas:
- En primer lugar, las normas impuestas incluyen todas las leyes, regulaciones y disposiciones emitidas por las autoridades gubernamentales, como las normativas fiscales, laborales, de protección de datos, medioambientales y de protección del consumidor. Por ejemplo, el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea establece estándares estrictos para la gestión y protección de datos personales.
- Por otro lado, las normas voluntarias o autoimpuestas son aquellas asumidas por la organización de manera voluntaria, ya sea a través de políticas internas, códigos de ética o la adhesión a estándares y certificaciones de terceros. Estas constituyen otra parte muy importante del compliance. Tales normas suelen estar alineadas con los valores y principios de la empresa y pueden incluir prácticas de responsabilidad social corporativa, diversidad e inclusión, y sostenibilidad ambiental.
Identificar las normas aplicables a tu empresa para establecer una estrategia de compliance
Para determinar qué normas aplican a una empresa específica, es fundamental comprender el contexto en el que opera y el sector al que pertenece. Algunas industrias, como la financiera, farmacéutica y de seguros, están sujetas a una regulación más estricta y compleja debido a la naturaleza de sus operaciones y los riesgos asociados.
En función de conocer correctamente las normas que aplican a una organización, es importante hacerse una serie de preguntas clave. En concreto: a qué se dedica la empresa, cuál es su sector de actividad, qué tipo de datos maneja y procesa, y qué compromisos éticos y sociales ha asumido voluntariamente. Además, es recomendable contar con asesoramiento legal especializado para garantizar el cumplimiento adecuado de todas las regulaciones aplicables y evitar riesgos legales y reputacionales.
¿En cuál sector opera?
Como dijimos, conocer el sector en el que opera tu compañía es crítico para abordar el complejo ámbito de las normas y regulaciones. Algunos sectores son menos regulados, requiriendo solo el cumplimiento de las normas básicas como las fiscales, laborales, medioambientales y de privacidad. Sin embargo, otros sectores son considerados «hiperregulados», como los ya mencionados arriba.
Un error común es pensar que la hiperregulación solo afecta a grandes empresas. En realidad muchos pequeños negocios también se ven afectados sin siquiera saberlo.
¿Qué tamaño tiene?
El tamaño y la escala de una empresa son factores determinantes en las exigencias normativas que enfrenta. A menudo, las regulaciones clasifican a las empresas según su facturación anual, volumen de negocio o número de empleados. Por ejemplo, en España, la Ley 2/2023 establece la obligación de contar con un canal de denuncias solo para aquellas empresas con más de 50 empleados. Este enfoque reconoce que las empresas más grandes suelen tener una estructura y recursos más robustos para implementar programas de compliance más complejos.
¿Cuál es el ámbito de sus operaciones?
Desde luego, la ubicación geográfica y las operaciones internacionales de una empresa pueden influir significativamente en sus obligaciones de cumplimiento normativo. Si una compañía realiza negocios en diferentes países, puede estar sujeta a una variedad de legislaciones nacionales e internacionales. Por ejemplo, las empresas con sede en los Estados Unidos o que cotizan en bolsa en ese país pueden estar obligadas a cumplir con la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero (FCPA), que prohíbe el soborno de funcionarios extranjeros.
¿Con quién se relaciona?
En efecto, las relaciones comerciales de una empresa también pueden afectar sus obligaciones de cumplimiento normativo. Si una empresa hace negocios con terceros, como proveedores o socios comerciales, puede estar obligada a garantizar que esas partes cumplan con las normativas aplicables. Esto es especialmente relevante en áreas como el compliance medioambiental, donde las empresas pueden ser responsables de las acciones de sus proveedores o subcontratistas.
¿Cuál es su estructura? ¿Cómo influye este aspecto en el compliance?
La estructura organizativa de una empresa, incluidas sus subsidiarias y unidades de negocio, también influye en sus responsabilidades de cumplimiento normativo. Las empresas multinacionales deben garantizar que todas sus filiales cumplan con las regulaciones locales, que pueden variar significativamente de un país a otro. Los incumplimientos en cualquier nivel de la organización pueden tener repercusiones legales y reputacionales para la empresa matriz.
¿Cómo establecer un programa de cumplimiento normativo efectivo?
El cumplimiento normativo implica más que simplemente seguir las reglas; requiere un enfoque proactivo y sistemático para identificar, prevenir y mitigar los riesgos de incumplimiento. Para ello, las organizaciones deben implementar programas de cumplimiento normativo, también conocidos como sistemas de gestión del cumplimiento.
Un programa de compliance efectivo es un conjunto coordinado de recursos materiales y humanos diseñado para garantizar el cumplimiento de las regulaciones aplicables, prevenir incumplimientos y promover una cultura ética en toda la organización. Algunos elementos clave de un programa de cumplimiento normativo incluyen:
- Apoyo de alto nivel: El respaldo y compromiso de la alta dirección son fundamentales para establecer una cultura de cumplimiento en toda la organización.
- Análisis de riesgos: Identificar y evaluar los riesgos específicos a los que se enfrenta la empresa es esencial para priorizar los recursos y esfuerzos de cumplimiento.
- Políticas y procedimientos: El desarrollo y la implementación de políticas y procedimientos claros y efectivos son fundamentales para guiar el comportamiento ético y legal de los empleados. Al respecto, lo más básico es contar con un código de ética bien fundamentado.
- Capacitación y concientización: Ciertamente, brindar capacitación regular y programas de concientización sobre cumplimiento puede ayudar a garantizar que todos los empleados comprendan sus responsabilidades y obligaciones legales.
- Monitorización y auditoría: Sin duda, la vigilancia continua y las auditorías periódicas son necesarias para garantizar que el programa de compliance esté funcionando de manera efectiva y para identificar áreas de mejora.
- Nombrar un encargado/a del cumplimiento normativo: El oficial de cumplimiento, también conocido como compliance officer, es el encargado de gestionar el sistema de cumplimiento normativo de la organización. Esta figura debe reportar a la dirección de la empresa, poseer un perfil profesional adecuado, contar con recursos suficientes y disfrutar de independencia para realizar sus funciones de manera efectiva.
Ejecución de acciones correctoras en incidentes de compliance
En realidad, los incidentes de cumplimiento normativo pueden ocurrir a pesar de los mejores esfuerzos de una organización. Cuando ocurren, es crítico actuar de manera rápida y efectiva para minimizar los daños y prevenir futuros incumplimientos. Esto implica llevar a cabo una investigación exhaustiva del incidente, identificar sus causas subyacentes y aplicar medidas correctivas apropiadas. Por supuesto, es importante establecer mecanismos para prevenir la recurrencia de incidentes similares en el futuro.
Es pertinente reiterar que los incidentes de compliance pueden tener serias consecuencias legales y reputacionales para una organización. Desde multas y sanciones administrativas hasta daños en la reputación y pérdida de confianza del cliente, las repercusiones de un incumplimiento pueden ser significativas y duraderas.
Akela Asesores te apoya en materia de cumplimiento normativo
En Akela Asesores, convertimos los desafíos en oportunidades. Más que asesores, somos compañeros estratégicos para impulsar el crecimiento de tu empresa.
Elevamos tu negocio mediante soluciones personalizadas:
- Gestión contable, fiscal, mercantil y de cumplimiento normativo.
- Experiencia profesional. Equipo con amplia experiencia en el ámbito empresarial y financiero.
- Enfoque personalizado. Adaptamos nuestros servicios a las necesidades específicas de cada cliente.
- Confidencialidad. Garantizamos la confidencialidad de la información y cumplimos con los más altos estándares éticos.
- Resultados. Informes y valoraciones precisos respaldados por análisis detallados y metodologías sólidas.
¿Necesitas un programa sólido y monitorizado de compliance? ¡Contáctanos!
